• 網站可以做到的事,比你想像中多
網站可以做到的事,比你想像中多

架設網站最主要的目的除了可以帶來更多商機、展現企業形象及提供資訊外,其實還有許多你可能沒想到的用途,這些用途可能沒辦法為企業或店家帶來直接的訂單獲利,但對企業或店家而言卻有著舉足輕重的效益。

架設網站不見得一定只給網友或消費者使用

軟體是針對不同需求的族群所開發,那麼網站當然也不見得一定只用來給一般的網友或消費者使用。首先我們要先了解,一般軟體能做到的功能,網頁大多也能做到,換句話說,網頁或網站當然也可以做給企業內部員工、管理人員、業務單位、店家、經銷商、客戶....等族群使用。

以下就我們十幾年來累積的經驗,將客戶最常委託我們進行開發「非傳統 ( 不是給一般網友使用 )」的網站 ( 或者更像雲端服務 ) ,在此我們列舉幾項並依照委託次數排序為您分析說明。

一、企業內部系統 ( 使用對象:企業內部員工 )

人事管理

只要跟人事有關,從內部公告、通訊錄、內部簽核、考核甚至到出缺勤、獎金計算....等,只要想的到的功能,網頁幾乎都可以做到。

生產流程管理

「生產流程系統」的開發對於公司或企業而言十分重要,良好的生產流程管理系統可以讓公司的「產線」或作業流程更加順暢,也能大幅減少各部門溝通討論時間。

舉例來說:
以「網頁設計、架設網站」的行業別來說好了,當一個專案進來一直到網站完成上線,需要歷經多個部門及相關人員的經手,「從業務人員到設計單位的美編設計師、系統規劃分析師、前端網頁設計師、後端程式設計師,到網站上線前的資安檢測及主機管理人員,以及網站上線後的行銷及客服人員....等」、並且還需要多次的修改與調整,才能完成一個專業的網站。

如果在上述整個網站開發的過程中,參與人員都使用到類似生產管理系統的「案件管控系統」,從專案登錄到工作分配到排程管理,依 SEO 流程進行開發,那麼一個專案目前排到那位人員執行,或是業務或主管人員需要了解掌控進度,又或是各單位間的溝通協調,都變得十分容易。

各位可以試想,如果沒有這種生產流程管理的機制,那麼一個專案的進行,光各部門進度協調及工作分配,可能就要經常把相關人員統統集合起來開會討論,光這部份勢必浪費掉許多時間及人力成本。

因為各種不同行業別所用到的內部生產流程都不一樣,所以通常要開發這類型的網站還是需要以「客製」的方案為主,雖然在網站系統的開發上較為費工費時,但我們深信企業專屬的生產流程管理系統還是有其必要性的。

客戶關系管理 ( CRM )

「客戶」是為企業帶來收入的主要管道,與客戶有著良好的互動是最重要的準則,但是企業若想做好客戶關係,必需從客戶的來源、開發、洽談、追蹤,一直到成交、記錄、客服、保固....等,每個環節都需要確實的記錄追蹤及掌控,才能給客戶最佳的服務品質。

客戶關係管理 ( CRM ) 系統就是在這樣的需求下,受到企業的青睞,又或者說想要長期經營客戶關係的企業一定需要這種系統,如果客戶數量不多的小型企業,對於客戶資訊的記錄及掌控,使用 EXCEL 其實已經夠了,但對於客戶量大或需要更多進階功能的話,還是建議選擇或是客製一套實用的 CRM 吧。

擁有客戶關係管理系統,就算負責業務人員離職,接手的人員也能輕易的掌握完整的客戶連繫記錄、並有利於業務人員對於未成交客戶的追蹤及開發,如果結合有購物或會員機制的網站,當然也可以把這些會員直接整合至 CRM。

二、現場展示及互動系統 ( 使用對象:業務人員、客戶 )

當面與客戶洽談時,您通常用什麼方式來展示自家的商品或服務呢?
我想大多數的公司企業還是透過業務人員以簡報、DM 或 Sales Book 等方式,展現自家的商品或服務,並以書面或筆記方式記錄客戶需求吧。

您也可以選擇讓客戶更能夠加深印象的展示及訪談方式
如果我們可以把商品、服務項目、過去的實績作品或影音,結合需求訪談單、報價及客戶管理....等系統製做成網站,那麼業務人員只要透過手機或平版就能夠輕易且隨時的向客戶展示案例、並透過訪談系統雲端記錄客戶需求。回公司後業務人員可以將該訪談單以「手動或自動」的方式轉成報價單後即可給客戶,最後再結合上述提到的 CRM 做後續客戶追蹤管理的事宜。

這種硬體結合雲端的技術,可以有效的與客戶進行互動,並且可以即時的記錄資訊,或與資料庫比對,立即找出適合客戶的解決方案。因此目前已有越來越多的企業開始採用這種較為「先進便利」的客戶互動方案。

下面列舉幾種行業別的使用案例讓大家更加了解:

1.針對室內設計業者

室內設計師透過平板電腦展示過去作品案例與客戶當面討論需求,並透過平板以拖曳方式調整平面配置直接與客戶互動討論,最後再利用系統將客戶需求及預算等資訊予以記錄、分析做後續的處理。

2.針對美容或醫療業者

業務人員透過平板電腦讓客戶填寫相關問卷後,系統會依據事先建立的資料進行比對及分析,並立即列出建議的醫療或美容方案,供客戶選擇,業務人員再依客戶預算及需求給予專業建議並與客戶討論溝通,最後將該方案轉成報價單並結合 CRM 做後續追蹤管理的事宜。

3.針對汽車保養業者

服務專員拿著平板電腦輸入車主車號後,即可查詢該車過去及這次需要的保養的資訊,在服務專員與車主逐一確認各項保養項目及金額無誤後,直接請車主在平板上簽名即完成前置作業流程,完全省去所有紙上作業。

這種現場展示及客戶互動的機制可以運用於各種行業別,也可以應用在大型觸控螢幕 ( 例如園區導覽、餐廳點餐....等 ),讓消費者直接操作。總之,現場展示及客戶互動系統可以有效的輔助甚至取代業務或服務人員的工作,也可讓客戶或消費者有更好的互動體驗。

三、店家管理系統 ( 使用對象:店家、消費者 )

有實體店面並提供商品或服務給消費者,我們稱為店家,例如:餐廳小吃店、服飾店、便利商店、家俱店、飲料店....等,店家再依提供服務及商品屬性的不同,又區分為多種類型,如餐飲業、零售業、服務業。

各種不同的店家,從以前就已開始使用「軟體結合硬體」來管理訂單、記帳、商品、查庫存等工作,最常見的就是 POS 系統。

但隨著現今的網路及科技的進步,加上傳統的 POS 無法有太大的突破,無法再提供店家更進階的服務,因此許多店家也開始尋求更好的解決方案。

那麼除了最基本的訂單商品庫存管理外,店家還需要那些「進階」的服務呢?在這之前,我們先了解店家會遇到那些問題好了。

以餐飲業為例,他們經常會遇到以下問題 —–
  • 現場大排長龍排不到位,引發消費者抱怨。
  • 服務人員人手不足,點餐出餐等很久。
  • 消費者無法與店家有後續的互動或是即時取得優惠資訊。

上述這些問題相信光靠 POS 是無法解決的,那麼除了加派人工或提高行銷預算外,是否有辦法透過網站或雲端技術解決上述問題呢?只要店家有網路再結合雲端系統,那麼答案是肯定的!
接下來我們就上面的問題一一來尋找可行解決方案:

1.現場大排長龍排不到位,引發消費者抱怨

通常現場排不到位的餐廳意味著生意很好也代表這家餐廳口碑不錯,消費者也知道這點,所以要排隊等候他們還可以接受,但是到底要等多久才是關鍵,現場帶位人員或許會給個「大約」的時間,但這時間也只能預估,導致消費者也只能在門口耐心等待。但如果可以讓消費者不需要在原地等待,可以先到附近逛逛打發時間,等快排到位前再回來,那麼就可以大幅減少消費者抱怨的問題。店家也可以跟消費者留下電話,快排到位時打電話通知也是不錯的做法,但這種做法會增加帶位人員工作負擔,對消費者而言也必需確保有接到電話才行。

拜現今網路普及、人手一機所賜,這些腦人的問題或許可以交給雲端系統來解決:

我們只要開發候位叫號系統,並結合 Line ( 或 APP ) 能即時推播通知目前排到幾號,系統再自動發送通知給那些快到號的消費者,並透過 Line ( 或 APP ) 通知他們準備回來入場,就可決解上述問題。

這機制有2個優點,除了可以讓消費者在快排到時的前幾號,系統就開始陸續主動發送通知給他,也可讓他隨時在任何地方,也能透過手機查詢目前叫號提早有所準備,因此就能解決消費者提心吊膽,不知何時電話會打來,深怕沒接到電話的風險。

但這種機制必需符合下面2種條件的消費者才可使用,一是消費者手機必需能夠上網、再來是他手機必需有裝 Line ( 或店家的 APP ),但還好在台灣大多數的人都能達到上述2種條件,至於條件不符的人,就只能乖乖現場等候或電話通知了。

這種候位通知的機制其實可以運用在很多服務業,例如診所、親子遊戲區、主題樂園設施、KTV....等。當然也可以跟網站整合 ( 或許也可以說它本來就是網站的一部份 ),讓網路及現場排位能夠同步進行,以達「虛實整合」的目的。

2.服務人員人手不足,點餐出餐等很久

點餐通常很花時間,很多餐廳的服務人員在這個環節花費了許多時間,所以要解決這問題其實並不難,只要把點餐的事讓消費者自已來就行,那麼要怎麼做到這點呢?其實也不難理解,只要把網站原本提供給網友線上購物的模式稍做調整後,再搬到實體店面就搞定了!

具體做法很簡單,只要各桌準備一台平板 ( 規格不一定要太好 ),或是現場準備一台較大的觸控機,並結合開發好的網站或雲端軟體,就能讓消費者「自已點餐」,有別於線上購物,點餐後系統必需還要能將該資訊傳送至櫃檯、廚房或服務人員處,接下來各單位就能準備出餐、確認或結帳的動作了。

3.消費者無法與店家有後續的互動或是即時取得優惠資訊

如何與消費過的客戶保持良好互動做好「再行銷」,對於店家來說是十分重要的課題。當然建立店家網路粉絲團或社團可以解決這方面問題,也是必要性的。但光靠這些僅能提供給消費者「資訊」方面的平台及基本的問答可能還不夠,最好能把所有可以提供給消費者的服務統統「綁在一起」,這樣消費者對店家的黏著度可能會更高。

根據調查只要店家能夠提供「優惠促銷及集點回饋」等方案,就很容易讓消費者再度光臨,那網站或系統要可以幫店家做到那些呢?請看看以下說明:

提供優惠券

優惠券有很多種,像是折價券、生日券、介紹有禮、來店贈餐....等,它也是最能直接吸引消費者前來的方式,相較於傳統紙張優惠券,電子形式的優惠折價券可以透過系統發送,省去商家郵寄及印刷的費用成本,此外並可以記錄消費者使用情形,未來還可依不同「族群對象」發送不同的優惠券,亦可限制使用次數,因此這也算是最「物超所值」的一種高 CP 再行銷方案。

提供集點活動

除了優惠券,集點活動也是許多店家吸引客戶回流的另一種行銷策略,然而傳統給客戶集點卡的方式還是存在著「容易弄丟、容易變造、額外印刷成本....等」幾個問題。還好網站或雲端技術可以輕易的解決這些問題,只要透過點數優惠券系統,消費者只要用手機掃描一下店家 QR Code,並填寫簡單資料或綁定 FB 後即可加入會員,未來店家可輕易的透過平板或手機直接發送或使用點數,而消費者也能即時的透過系統查詢到目前點數及使用情形。

促銷或優惠活動曝光

把店家的促銷或優惠活動透過粉絲團或線上社團發佈給消費者並不難,但網站或雲端系統可以幫你做到的更多,例如它還可以結合線上問卷調查、好友推薦碼、刮刮樂或轉輪盤等小遊戲,讓消費者可以定期抽獎....等功能,如此便多了一層與客戶互動的機會,也更能增加他們「主動使用」該平台的機會。

綜合以上說明,相信各位已經能夠理解網站或是雲端系統能夠帶給店家的效益有多大,上述是以餐飲業者為例,當然一樣的模式也適用於零售業或服務業,這無疑是傳統 POS 所無法完全做到的,不僅如此它還有以下幾種優勢:

  • 降低店家成本,不需綁定特定硬體。
  • 可與網站或其它雲端系統整合。
  • 擴充性強,未來可結合各種系統。
  • 靈活性高,用手機或平板就能使用。
  • 減少人力工作,提高店家效率。
  • 多元化菜單,支援動態或影片菜單。
  • 能隨時發送優惠活動訊息,讓消費者即使掌握。
  • 問卷及會員資料有效記錄,不需另外人工整理。

因此若是店家能好好的規畫開發上述相關系統,就更能掌握消費者接近消費者,那自然就能變的更有競爭力。

也許有人會問,上述提到的「點餐訂位、訂位叫號、點數優惠券、線上問卷」這些功能是否能全部整合在一起呢?答案依然是肯定的,因為這些系統都可以是使用同一個架構開發,所以只要事先規畫好不管您要綁定那些系統都是可以做到的,甚至要結合網站都行。因此我不斷的強調,上述所有的系統都是可以使用網站的架構去開發的,只要任何有「瀏覽器」的裝置 ( 手機、平板、筆電、桌機 ),都可以「跨平台免安裝」隨時隨地的使用所有系統,

看完上述內容後,您是否也覺得「網站可以做到的事比你想像中還多!」